8月5日下午，公司在新办公楼三楼多媒体会议室召开了三合一管理体系第一次集中式内审查处问题通报及文件管理会议，体系内各部门、车间主要负责人和文件记录管理员参加了会议，质管处处长薄文利主持了会议。

会上质管处处长薄文利通报了近期集中式内部审核的情况，本次内审发现了5个系统性或比较严重的不合格问题，为此，7月26日下午质管处召集有关部门进行了沟通，主要是：法律法规合规性的评价没有全面有效开展，后勤部门对于危险源辨识与风险评价不到位，以及生产处、销售公司、物管处、行政处等相关部门需要进一步配合落实的工作，要求相关部门负责组织整改和完善。

文件方面，多数部门对受控文件的识别、管理不到位，表现在清单中有作废文件或文件数量不充分，表格的编号不统一（如新旧编号同时使用），质管处负责组织开展专项内审核查。

记录方面，内审发现记录格式不统一、无编号等情况比较多，记录备案、登记手续不齐全的情况普遍存在，至今没有统一的记录汇编。企管处需尽快开展有关工作，规范记录的管理。

    会上，质管处结合本次内审存在的问题，明确了三合一管理体系在文件管理方面的规定和要求，质管处是公司管理体系文件的归口职能部门，体系内所有文件包括体系内的通知、计划都在质管处编号；技术部负责公司级文件的归档管理；企管处负责三合一管理体系所涉及的法律法规及其他要求的归口管理；各职能部门负责分管程序文件及管理标准、部门职责、分管专业技术文件会签，负责本专业管理体系文件的宣贯、执行与落实。

    会上企管部门对记录管理中的一些注意事项作了详细的介绍。